Gebäudereinigung ausschreiben: so vergibst du den Auftrag richtig
Du willst die Reinigung eines Bürogebäudes, einer Wohnanlage oder eines Objekts neu vergeben und fragst dich, wie du dabei nicht über den Tisch gezogen wirst. Der Knackpunkt ist fast nie der Preis allein, sondern die Vergleichbarkeit: Wer nur ein paar Angebote per Zuruf einholt, vergleicht am Ende Äpfel mit Birnen. Mit einer sauberen Ausschreibung legst du fest, was genau, wie oft und in welcher Qualität gereinigt wird, und bekommst dadurch Angebote, die du wirklich nebeneinanderlegen kannst. Diese Seite zeigt dir Schritt für Schritt, was in dein Leistungsverzeichnis gehört, wie der Ablauf läuft und welche Fallstricke bei der Gebäudereinigung besonders teuer werden.
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Wann sich eine Ausschreibung für die Reinigung wirklich lohnt
Nicht jeder Reinigungsauftrag muss förmlich ausgeschrieben werden, aber sobald du eine wiederkehrende Unterhaltsreinigung über Monate vergibst oder mehrere Objekte bündelst, spielt eine strukturierte Ausschreibung ihre Stärke aus. Faustregel: Ab einem Jahresvolumen im mittleren vierstelligen Bereich rechnet sich der Aufwand fast immer, weil schon kleine Preisunterschiede pro Quadratmeter über zwölf Monate spürbar werden. Auch wenn du mit deinem bisherigen Dienstleister unzufrieden bist, ist eine saubere Neuvergabe der klarere Weg, statt nur nachzuverhandeln. Als Auftraggeber gewinnst du dabei nicht nur einen besseren Preis, sondern vor allem eine klare Grundlage, an der du die Leistung später messen kannst. Für einmalige Anlässe wie eine Bauendreinigung oder eine Grundreinigung genügt oft ein direkter Angebotsvergleich ohne großes Verfahren. Je regelmäßiger und langfristiger der Auftrag, desto mehr lohnt sich der strukturierte Weg. Und je mehr Anbieter auf derselben Grundlage kalkulieren, desto ehrlicher wird der Vergleich.
Das Leistungsverzeichnis: das Herzstück deiner Ausschreibung
Der häufigste Grund für unvergleichbare Angebote ist ein vages Leistungsverzeichnis. Fang mit einer Flächenliste an: Führe jeden Bereich getrennt auf, mit Raumtyp und Quadratmetern, also zum Beispiel Büros 420 m2, Flure und Treppenhäuser 180 m2, Sanitär 60 m2, Teeküchen 40 m2, Eingang und Glasflächen gesondert. Zu jeder Fläche gehört eine Frequenz: täglich, dreimal pro Woche, wöchentlich oder monatlich. Danach beschreibst du die Reinigungsart je Position, etwa Sichtreinigung, Nassreinigung oder Desinfektion der Sanitärkontaktflächen. Ergänze Ergebnisstandards statt nur Tätigkeiten, denn 'Papierkörbe geleert, Oberflächen frei von sichtbarem Schmutz, Sanitär hygienisch sauber' ist prüfbar, 'Büro reinigen' nicht. Kläre außerdem, wer das Verbrauchsmaterial stellt: Seife, Papierhandtücher und Toilettenpapier machen einen echten Kostenblock aus und verzerren den Vergleich, wenn mal der eine und mal der andere sie einrechnet. Nenne auch Sonderleistungen wie Fenster-, Grund- oder Bauendreinigung getrennt, damit sie nicht heimlich im Quadratmeterpreis verschwinden.
Ablauf: Anbieter finden, vergleichen, vergeben
Steht das Leistungsverzeichnis, geht es in drei Schritten weiter. Zuerst holst du zwei bis drei passende Anbieter aus deiner Region, denn regionale Nähe hält Anfahrt und Reaktionszeiten klein. Schicke allen exakt dieselbe Flächenliste und dieselben Frequenzen, sonst kannst du die Angebote hinterher nicht ehrlich gegenüberstellen. Verpflichte jeden Anbieter zu einer Begehung vor Angebotsabgabe, dazu gleich mehr im nächsten Abschnitt. Im Vergleich schaust du nicht nur auf den Endpreis, sondern lässt dir die kalkulierten Stunden pro Monat und den zugrunde gelegten Stundenverrechnungssatz zeigen. Ein deutlich niedrigerer Preis bei gleicher Fläche bedeutet fast immer weniger eingeplante Zeit, und weniger Zeit heißt in der Praxis weniger Gründlichkeit. Erst wenn Leistung, Stunden und Qualitätszusagen zusammenpassen, geht es an die Vergabe und den Vertrag. Über ein neutrales Verzeichnis kannst du mehrere geprüfte Anbieter gleichzeitig mit derselben Ausschreibung anfragen, statt jeden einzeln zu recherchieren.
Besonderheiten der Gebäudereinigung: Begehung, Stunden und Vertrag
Ein seriöses Angebot zur Unterhaltsreinigung entsteht nur nach einer Begehung des Objekts, deshalb solltest du sie zur Pflicht machen. Wer ohne Vor-Ort-Termin einen Pauschalpreis nennt, kalkuliert ins Blaue und korrigiert später über Nachträge nach oben. Vergleiche außerdem immer die kalkulierten Stunden, nicht nur den Monatspreis, denn die Reinigung ist ein reines Personalgeschäft und die Zeit ist der ehrlichste Vergleichswert. Achte im Vertrag auf eine klare Laufzeit, üblich sind zwölf Monate mit definierter Kündigungsfrist, und auf eine Preisgleitklausel, die Anpassungen an den Tariflohn und den Mindestlohn transparent regelt, statt sie dir als Überraschung zu präsentieren. Kläre die Betriebshaftpflicht des Anbieters inklusive Deckung bei Schlüsselverlust, gerade bei Schließanlagen kann das schnell teuer werden. Frage nach festem, eingearbeitetem Personal statt ständig wechselnder Kräfte und nach einem benannten Objektleiter als festem Ansprechpartner für Reklamationen. Diese Punkte trennen ein belastbares Angebot von einem, das nur auf dem Papier günstig aussieht.
Typische Fehler und wie du faire, vergleichbare Angebote bekommst
Der teuerste Fehler ist, nur nach dem niedrigsten Endpreis zu vergeben, ohne die dahinterliegenden Stunden zu kennen, denn ein Preis, der 30 Prozent unter den anderen liegt, ist meist ein Signal für zu knapp kalkulierte Zeit oder verstecktes Nachtragspotenzial. Ebenso riskant ist es, jedem Anbieter eine leicht andere Flächenliste zu geben oder die Begehung zu überspringen, weil dann jeder etwas anderes anbietet und der Vergleich wertlos wird. Vergiss auch das Verbrauchsmaterial nicht klar zuzuordnen und übersieh keine Sonderleistungen wie Fenster- oder Grundreinigung, die sonst später extra berechnet werden. Für faire Angebote gilt: identisches Leistungsverzeichnis an alle, verpflichtende Begehung, Vergleich über Stunden und Stundensatz sowie geregelte Qualitäts- und Vertragspunkte. Nimm dir außerdem einen Referenzanruf bei einem bestehenden Kunden des Anbieters, das kostet zehn Minuten und sagt mehr als jedes Hochglanzprofil. Wenn du mehrere geprüfte Anbieter über ein neutrales Verzeichnis mit derselben Ausschreibung anfragst, bekommst du von Anfang an Angebote auf einer Grundlage, die du wirklich nebeneinanderlegen kannst.
Häufige Fragen
Kern ist ein Leistungsverzeichnis mit Flächenliste je Raumtyp in Quadratmetern, den Reinigungsfrequenzen (täglich, wöchentlich, monatlich), der Reinigungsart je Position und prüfbaren Ergebnisstandards. Dazu regelst du, wer das Verbrauchsmaterial stellt, listest Sonderleistungen wie Fenster- oder Grundreinigung getrennt auf und legst Vertragspunkte wie Laufzeit, Kündigung und Haftpflicht fest.
Nur vor Ort sieht ein Anbieter den echten Verschmutzungsgrad, die Bodenbeläge, die Wegezeiten und Besonderheiten wie Glasflächen oder Schließanlagen. Ein Angebot ohne Begehung ist geraten und wird fast immer über Nachträge nach oben korrigiert. Mach die Begehung deshalb zur Pflicht für alle Anbieter, damit alle auf derselben realen Grundlage kalkulieren.
Gib allen Anbietern exakt dieselbe Flächenliste und dieselben Frequenzen und lass sie auf dieser Basis kalkulieren. Vergleiche nicht nur den Endpreis, sondern die kalkulierten Stunden pro Monat und den Stundenverrechnungssatz. Gleiche Fläche zu deutlich weniger Geld bedeutet fast immer weniger eingeplante Zeit und damit weniger Gründlichkeit.
Üblich sind zwölf Monate mit einer klar definierten Kündigungsfrist, oft drei Monate zum Laufzeitende. Achte auf eine transparente Preisgleitklausel, die Anpassungen an Tariflohn und Mindestlohn nachvollziehbar regelt. So vermeidest du überraschende Preiserhöhungen und behältst am Ende der Laufzeit die Möglichkeit, neu zu vergleichen.
Lass dir die Betriebshaftpflicht des Anbieters nachweisen, ausdrücklich inklusive Deckung bei Schlüsselverlust, was bei Schließanlagen sehr teuer werden kann. Frage nach festem, eingearbeitetem Personal statt ständig wechselnder Kräfte und nach einem benannten Objektleiter als festem Ansprechpartner für Rückfragen und Reklamationen. Das sind die Punkte, die im Alltag über die tatsächliche Qualität entscheiden.
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