Hausverwaltung ausschreiben: so vergibst du die Verwaltung fair und vergleichbar
Ob deine Eigentümergemeinschaft mit der laufenden Betreuung unzufrieden ist oder du als Vermieter zum ersten Mal eine Verwaltung suchst: Eine strukturierte Ausschreibung bringt dir vergleichbare Angebote statt Bauchgefühl. Der Knackpunkt ist selten der Preis allein, sondern ob du Grundhonorar, Sonderleistungen und Vertragsbedingungen sauber gegenüberstellst. Diese Seite zeigt dir, welche Objektdaten und Leistungen in deine Anfrage gehören, wie du seit der WEG-Reform 2020 einen Verwalter abberufst und neu bestellst und woran du eine gute Verwaltung erkennst. So holst du am Ende Angebote ein, die du wirklich nebeneinanderlegen kannst.
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Wann sich eine Ausschreibung lohnt und wann ein Wechsel ansteht
Eine Ausschreibung lohnt sich immer dann, wenn du eine neue Verwaltung suchst oder mit der aktuellen ernsthaft unzufrieden bist. Typische Auslöser sind schleppende Erreichbarkeit, verspätete oder fehlerhafte Jahresabrechnungen, nicht umgesetzte Beschlüsse oder ein Honorar, das seit Jahren steigt, ohne dass die Leistung mitwächst. Auch der reine Ablauf eines befristeten Verwaltervertrags ist ein guter Anlass, den Markt neu zu sondieren, statt still zu verlängern. Als Faustregel gilt: Ab drei bis vier vergleichbaren Angeboten bekommst du ein realistisches Bild von Preis und Leistung in deiner Region. Wer nur ein einziges Angebot einholt, hat keine Verhandlungsbasis und keinen Maßstab. Plane für einen sauberen Wechsel einen Vorlauf von einigen Monaten ein, denn Angebote, Eigentümerversammlung und Unterlagenübergabe brauchen Zeit. Bei einer WEG entscheidet ohnehin die Gemeinschaft per Beschluss, nicht der Beirat allein.
Was in die Anfrage gehört: Objektdaten und Leistungsverzeichnis
Je genauer deine Anfrage, desto vergleichbarer die Angebote. Beschreibe zuerst das Objekt: Anzahl der Einheiten (Wohnungen und Gewerbe getrennt), Baujahr, Zustand, vorhandene Anlagen wie Aufzug oder Heizzentrale und ob es Sondereigentum oder Sondernutzungsrechte gibt. Halte fest, welche Verwaltungsart du brauchst: WEG-Verwaltung für die Gemeinschaft, Mietverwaltung für vermietete Einheiten oder Sondereigentumsverwaltung (SEV) für einzelne Eigentümer, die ihre vermietete Wohnung mitbetreuen lassen. Liste die gewünschten Leistungen konkret auf: kaufmännische Verwaltung, Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan, Durchführung der Eigentümerversammlung, technische Betreuung, Angebotseinholung bei Instandhaltung und die Abwicklung von Versicherungsschäden. Benenne offen deine Ist-Probleme, etwa einen Sanierungsstau oder wiederkehrenden Ärger mit der Abrechnung, damit die Verwaltung realistisch kalkulieren kann. Ein knappes Leistungsverzeichnis mit diesen Punkten sorgt dafür, dass alle Anbieter dasselbe anbieten.
Ablauf: Anbieter finden, Angebote vergleichen, vergeben
Der Weg ist in drei Schritten gut zu meistern. Zuerst suchst du passende Verwaltungen in deiner Region, am besten mehrere gleichzeitig, damit du parallel Angebote bekommst. Dann machst du die Angebote vergleichbar: Das gelingt nur, wenn du nicht nur auf das Grundhonorar je Einheit und Monat schaust, sondern auch den Katalog der Sonderhonorare (etwa für außerordentliche Versammlungen, Mahnwesen oder die Begleitung größerer Baumaßnahmen) und die Vertragsbedingungen wie Laufzeit und Kündigungsfrist danebenlegst. Fordere die Angebote in einer einheitlichen Struktur an, sonst vergleichst du Äpfel mit Birnen. Im dritten Schritt entscheidet bei einer WEG die Eigentümergemeinschaft: Der Beirat bereitet die Auswahl vor, die Bestellung selbst passiert per Beschluss auf der Eigentümerversammlung. Lade die favorisierten Verwaltungen ruhig zu einem kurzen Gespräch ein, bevor du dich festlegst. So bekommst du ein Gefühl für Erreichbarkeit und Arbeitsweise, das kein Angebot auf Papier liefert.
WEG-Besonderheiten: Abberufung, Neubestellung und Auswahlkriterien
Seit der WEG-Reform 2020 kannst du einen Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen, der laufende Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Beides, Abberufung des alten und Bestellung des neuen Verwalters, gehört als klarer Tagesordnungspunkt in die Einladung zur Eigentümerversammlung, sonst ist der Beschluss angreifbar. Bei der Auswahl zählen mehr als der Preis: Achte auf die Zertifizierung zum zertifizierten Verwalter nach Paragraf 26a WEG, die viele Eigentümer verlangen können, sowie auf die gewerberechtliche Erlaubnis nach Paragraf 34c GewO und eine bestehende Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung. Frag nach, wie viele Einheiten ein Sachbearbeiter betreut, denn davon hängt die Erreichbarkeit ab. Lass dir eine Musterabrechnung zeigen, um die Abrechnungsqualität einzuschätzen, und kläre die Reaktionszeiten im Alltag. Diese Kriterien trennen eine solide Verwaltung von einem reinen Billiganbieter zuverlässiger als jede Zahl im Angebot.
Häufige Fehler und wie du faire, vergleichbare Angebote bekommst
Der klassische Fehler ist, nur auf das Grundhonorar zu schauen. Eine Verwaltung mit niedrigem Grundpreis, aber langem Sonderhonorar-Katalog kann am Jahresende deutlich teurer sein als ein Anbieter mit etwas höherem, dafür alles abdeckendem Honorar. Vergleiche deshalb immer Grundhonorar plus die zu erwartenden Sonderleistungen plus die Vertragsbedingungen als Paket. Ein zweiter Fehler ist die unpräzise Anfrage: Wer Objektdaten und Leistungen nicht klar benennt, bekommt schwammige Angebote und Nachforderungen. Ebenfalls oft vergessen wird die Unterlagenübergabe beim Wechsel. Halte vertraglich fest, dass die alte Verwaltung alle Beschlusssammlungen, Abrechnungen, Verträge, Kontounterlagen und Schlüssel vollständig und fristgerecht übergibt, damit die neue Verwaltung ohne Lücken starten kann. Am fairsten wird der Vergleich, wenn du mehrere geprüfte Verwaltungen gleichzeitig mit derselben strukturierten Anfrage ansprichst. Über ein neutrales Verzeichnis kannst du genau das tun und mehrere Anbieter parallel anfragen, ohne dass Bezahlung die Reihenfolge beeinflusst.
Häufige Fragen
Beschreibe zuerst das Objekt mit Anzahl der Einheiten, Baujahr, Sondereigentum und vorhandenen Anlagen. Dann listest du die gewünschten Leistungen konkret auf (WEG-, Miet- oder Sondereigentumsverwaltung, Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung, technische Betreuung) und nennst deine aktuellen Probleme. Fordere die Angebote in einheitlicher Struktur an, mit Grundhonorar je Einheit, Sonderhonorar-Katalog und Vertragsbedingungen. So werden die Angebote vergleichbar. Hol dir am besten drei bis vier Angebote parallel ein.
Seit der WEG-Reform 2020 kann die Eigentümergemeinschaft den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen; der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Sowohl die Abberufung des alten als auch die Bestellung des neuen Verwalters müssen als eigene Tagesordnungspunkte in der Einladung zur Eigentümerversammlung stehen und werden dort beschlossen. Der Beirat bereitet die Auswahl vor, entscheiden tut die Gemeinschaft per Beschluss.
Als grober Richtwert liegt das Grundhonorar bei WEG-Verwaltung häufig zwischen etwa 20 und 35 Euro je Einheit und Monat, bei Mietverwaltung oft etwas höher. Die tatsächlichen Kosten hängen von Objektgröße, Zustand, Region und Leistungsumfang ab. Wichtig: Zum Grundhonorar kommen Sonderhonorare für außerordentliche Leistungen. Vergleiche deshalb immer das Gesamtpaket aus Grundhonorar, Sonderleistungen und Vertragsbedingungen, nicht nur den Grundpreis.
Achte auf die gewerberechtliche Erlaubnis nach Paragraf 34c GewO, eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung und bei WEG-Verwaltung auf die Zertifizierung als zertifizierter Verwalter nach Paragraf 26a WEG. Gute Indikatoren sind außerdem eine überschaubare Zahl an Einheiten je Sachbearbeiter, saubere und pünktliche Abrechnungen (lass dir eine Musterabrechnung zeigen) und verlässliche Erreichbarkeit. Ein kurzes Kennenlerngespräch verrät dir mehr über die Arbeitsweise als das Angebot allein.
Die bisherige Verwaltung muss alle objektbezogenen Unterlagen vollständig herausgeben: Beschlusssammlung, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne, Verträge mit Dienstleistern, Versicherungsunterlagen, Kontounterlagen und Belege sowie Schlüssel. Halte die Übergabe vertraglich mit klarer Frist fest, damit die neue Verwaltung ohne Lücken starten kann. Eine unvollständige oder verzögerte Übergabe ist einer der häufigsten Reibungspunkte beim Wechsel, deshalb solltest du sie früh regeln.
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